Personvernerklæring for Neas
Hos NEAS tar vi personvern på alvor.
Vi behandler personopplysninger for å levere tjenester, følge opp kunder og brukere, og drive virksomheten vår på en trygg og ansvarlig måte.
Denne erklæringen gir deg en oversikt over:
- hvilke opplysninger vi behandler
- hvordan vi bruker dem
- hvem vi deler dem med
- hvor lenge vi lagrer dem
- hvilke rettigheter du har
1. Behandlingsansvarlige i NEAS-konsernet
Behandlingsansvarlig er det selskapet som bestemmer hvorfor og hvordan personopplysninger behandles.
I NEAS-konsernet er følgende selskaper behandlingsansvarlige for sine respektive tjenester:
NEAS AS
Org. nr. 925 504 033
Adresse: Fosnagata 12, 6. etg., Campus Kristiansund
6509 Kristiansund
NEAS Energi Telekom AS
Org. nr. 960 684 737
Adresse: Fosnagata 12, 6. etg., Campus Kristiansund
6509 Kristiansund
NEAS Elektro AS
Org. nr. 956 889 057
Adresse: Maskinveien 1
6517 Kristiansund
NEAS IT AS
Org. nr. 928 700 968
Adresse: Fosnagata 12, 2. etg., Campus Kristiansund
6509 Kristiansund
Hvilket selskap som er behandlingsansvarlig for deg, avhenger av hvilken tjeneste eller avtale du har med oss.
2. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som person.
Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kundenummer, fødselsnummer eller IP-adresse.
3. Når samler vi inn opplysninger?
Vi samler inn personopplysninger når du:
- bestiller eller bruker tjenester fra oss
- kontakter oss via telefon, e-post, chat eller skjema
- besøker nettsidene våre
- melder deg på arrafngementer eller ber om informasjon
- søker jobb hos oss
- inngår avtale med oss
Vi kan også motta opplysninger fra:
- offentlige registre
- samarbeidspartnere
- kredittopplysningsforetak
- andre selskaper i konsernet
4. Hvilke opplysninger behandler vi?
Avhengig av hva du bruker oss til, kan vi behandle:
Kontakt- og kundeopplysninger
navn, adresse, telefonnummer og e-post
fødselsnummer (ved behov for sikker identifisering)
kundeforhold, avtaler og tjenester
Økonomiske opplysninger
fakturainformasjon
betalingshistorikk
kontonummer ved refusjon eller betaling
Kommunikasjon
henvendelser til kundeservice
e-post, chat og meldinger
lydopptak av telefonsamtaler (der det er nødvendig)
Tekniske opplysninger
IP-adresse
enhet og nettleser
bruk av nettsiden
Rekruttering
opplysninger du gir i jobbsøknader
For enkelte tjenester, som internett og telefoni, kan vi også behandle tekniske data som er nødvendige for drift og levering av tjenesten.
5. Telefonsamtaler og bruk av analyseverktøy
Når du kontakter vårt kundesenter, eller når vi kontakter deg, kan telefonsamtaler bli tatt opp. Dette gjelder både innkommende og utgående samtaler. Du vil normalt bli informert om dette i starten av samtalen, med mulighet til å reserve deg mot opptak.
Opptakene brukes til:
dokumentasjon av avtaler og henvendelser
opplæring av ansatte
kvalitetssikring og forbedring av kundeservice
Vi benytter også analyseverktøy for å:
analysere innholdet i samtaler
transkribere samtaler
identifisere forbedringsområder
effektivisere arbeidsprosesser
Opptakene brukes ikke til:
å ta automatiserte avgjørelser om deg.
6. Hvorfor behandler vi opplysningene?
Vi bruker personopplysninger for å:
levere tjenester og oppfylle avtaler
installere, drifte og vedlikeholde løsninger
gi kundeservice og følge opp henvendelser
sende driftsmeldinger og viktig informasjon
fakturere og håndtere betaling
oppfylle lovpålagte krav
forbedre tjenester og brukeropplevelse
gjennomføre analyser (med samtykke)
sende markedsføring der det er tillatt
7. Behandlingsgrunnlag
Vi behandler personopplysninger basert på:
Avtale – når det er nødvendig for å levere tjenester
Rettslig plikt – for eksempel bokføring og myndighetskrav
Samtykke – for analyse, cookies og enkelte former for markedsføring
Berettiget interesse – når behandlingen er nødvendig for å drive, sikre og forbedre våre tjenester, for eksempel:
kvalitetssikring av kundeservice
opplæring av ansatte
forebygging av misbruk og sikkerhetshendelser
forbedring av arbeidsprosesser
Vi har vurdert at denne behandlingen er nødvendig og at den ikke går på bekostning av dine rettigheter og friheter.
8. Deling av opplysninger
Vi selger aldri personopplysninger.
Vi kan dele opplysninger med:
Leverandører
Som hjelper oss med drift, IT-systemer, kundehåndtering og analyse.
Selskaper i konsernet
Når det er nødvendig for å levere tjenester eller administrere kundeforhold.
Myndigheter
Når vi er pålagt det etter lov.
Alle leverandører er underlagt databehandleravtaler.
9. Overføring til utlandet
Noen av våre leverandører kan behandle data utenfor EU/EØS. Når dette skjer, sørger vi for nødvendige sikkerhetsmekanismer og tiltak.
Overføring kan for eksempel skje ved bruk av IT‑ og analysesystemer levert av internasjonale leverandører.
Overføringer skjer da basert på EU‑kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) eller andre godkjente overføringsgrunnlag, i henhold til GDPR kapittel V.
10. Hvor lenge lagrer vi opplysninger?
Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig, for eksempel:
så lenge du er kunde
så lenge loven krever det
så lenge det er nødvendig for dokumentasjon og oppfølging
Eksempler:
regnskapsdata lagres i henhold til bokføringsregler
Henvendelser til kundesenter, inkludert transkribering av telefonsamtaler, lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp saken og dokumentere kommunikasjonen.
Opptak av telefonsamtaler lagres i 3 måneder, og slettes deretter i henhold til interne rutiner.
11. Dine rettigheter
Du har rett til å:
få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
få rettet feil
få slettet opplysninger
protestere mot behandling
be om begrensning
få utlevert egne data
Du kan også trekke tilbake samtykke når som helst.
12. Informasjonskapsler (cookies)
Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å få nettsiden til å fungere, analysere bruk og forbedre tjenestene våre.
Hva er informasjonskapsler?
Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres i nettleseren din når du besøker en nettside. De kan brukes til å huske valg du har gjort, analysere bruk av nettsiden eller tilpasse innhold.
Hvilke typer informasjonskapsler bruker vi?
Vi bruker følgende typer:
Nødvendige
Disse er nødvendige for at nettsiden skal fungere, og kan ikke velges bort.
Egenskaper/Statistikk
Disse brukes til å forstå hvordan nettsiden brukes, hvilket språk du har valgt, og slik at vi kan forbedre innhold og funksjonalitet. Brukes kun dersom du samtykker.
Markedsføring
Disse brukes til å tilpasse innhold og annonser. Brukes kun dersom du samtykker.
Samtykke
Bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige, skjer kun etter at du har gitt samtykke.
Du kan:
godta alle informasjonskapsler
avslå alle
tilpasse hvilke du vil tillate
Det er like enkelt å avslå som å godta.
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via lenken nederst til venstre på nettsiden.
Lagringstid
Informasjonskapsler lagres i ulik varighet, avhengig av type og formål.
Noen slettes når du lukker nettleseren (sesjonskapsler), mens andre lagres i en lengre periode.
Oversikt over informasjonskapsler
En oppdatert og detaljert oversikt over informasjonskapsler som brukes på nettsiden, inkludert formål, leverandør og lagringstid, er tilgjengelig via samtykkeløsningen (Cookiebot).
13. Informasjonssikkerhet
Vi arbeider systematisk med å beskytte personopplysninger gjennom:
tilgangsstyring
logging og overvåking
risikovurderinger
interne rutiner og opplæring
14. Endringer
Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov.
Oppdatert versjon publiseres på nettsiden.
15. Kontakt
For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss på personvern@neas.no.
Vi vil svare på henvendelser så snart som mulig og senest innen 30 dager, i tråd med personvernregelverket.
Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av personopplysninger er i strid med regelverket.
Mer informasjon finnes på http://www.datatilsynet.no